Importer kontoutskrift

Importen er selve motoren i programmet. Hvis regnskapet bare inneholder posteringer inn og ut fra bankkonto så består regnskapsføringen simpelthen i å importere kontoutskriften.

Den kjappeste måten å importere kontoutskriften på er å kopiere den i Excel og lime den rett inn i dagboka (med hurtigtast Control-V). Importvinduet åpnes automatisk hvis kontoutskriften er på et kjent format.

Les mer om:

→ Hvordan du laster ned kontoutskriften

Det viktigste er at du søker fram transaksjonene fra transaksjonsregisteret slik at du får med informasjon om bankens motkonto

→ Eksempelfilene i denne demonstrasjonen

Du kan også gå via menyen ved å klikke Regnskap -> Importer kontoutskrift:

MenyImporterKontoutskrift — Det er raskere å trykke Control-V

Vi starter med å kopiere kontoutskriften for første halvår 2015 og klistre den inn i dagboka. Vi får opp dette skjermbildet:

ImportFørsteHalvår — Alle radene har gul bakgrunn og en fiks-knapp i høyre kolonne

Om vi klikker på fiks-knappen i den første raden får vi en del valg:

ImportMenyRegistrerNyLeietakerStor — Don’t panic! Det er ganske enkelt.

Den første raden er innbetaling fra Pål, så vi registrerer ham som ny leietaker:

ImportPålAskeladd — programmet foreslår navn, innflyttingsdato, pris og bankkonto basert på data i kontoutskriften.

Når vi har kontrollert opplysningene klikker vi Ok. Pål er registrert som leietaker og vi ser at flere innbetalinger fra ham ble registrert:

ImportPålAskeladdRegistrert — Alle innbetalingene fra Pål sitt kontonummer er nå grønne.

Den neste raden er innbetaling fra Per, så vi gjentar prosessen og registrerer ham som leietaker.

Den tredje raden er innbetaling fra Pål igjen, men han har betalt fra en annen bankkonto enn han pleier. Vi tilknytter bankkontoen på denne måten:

ImportTilknyttPål — Nå som Pål er registrert som leietaker kan vi tilknytte nytt kontonummer ved å velge ham i lista

Så langt har vi bare registrert innbetalinger. Den fjerde raden er en utbetaling og vi ser at menyen er litt annerledes:

ImportRegistrerNyDriftsutgift — Programmet antar det gjelder en driftsutgift fordi det er en utbetaling

Programmet har fylt ut feltene for oss igjen, men vi velger å endre navnet på kontoen fra Get AS til ADSL:

ImportNyDriftsutgift ImportADSL

Den neste posteringen er innbetaling fra Espen, så vi registrerer ham som ny leietaker slik vi gjorde med Per og Pål ovenfor.

Deretter følger en utbetaling til kontonummer 7878.78.78787. Dette er kontonummeret til sameiet, så vi registrerer det som en driftsutgift og endrer navnet til Fellesutgifter.

Den neste ukjente posteringen er en utbetaling til Trondheim Komm. Vi registrerer dette som ny driftsutgift og endrer navnet til Kommunale avgifter.

Den neste ukjente posteringen er utbetaling til vår private bankkonto. Det registreres på denne måten:

ImportPrivatUttak — Mange grønne haker her nå…

Vi må scrolle et stykke ned for å finne den siste ukjente posteringen. Det er en utbetaling til Snekkerservice AS. Vi registrerer det som en driftsutgift og endrer navnet til Kjøkkenarbeid.

Nå som alle radene er grønne kan vi endelig klikke Lagre. Slik ser dagboken ut når vi har importert første halvår:

ImportDagbokFørsteHalvårImportert — Det ble en del klikk, men husk at vi faktisk har ført regnskapet for et halvt år i en smell!

Dette øyeblikksbildet er litt misvisende fordi vi bare har importert posteringer for halvparten av året, men har postert husleie for hele. Hvis du ønsker et bedre øyeblikksbilde av hvordan regnskapet faktisk så ut den siste dagen i juni 2015 kan du endre innstillingene for regnskapet og velge Generer husleie til og med siste bokførte måned i stedet for Generer husleie til og med inneværende måned som er default.

For å fullføre demonstrasjonen importerer du nå kontoutskriften for hele året. Programmet kjenner igjen posteringene som vi allerede har postert og viser bare posteringene som har kommet til siden sist. Andre halvår inneholder lagt færre ukjente posteringer:

Den første raden er renteinntekt fra banken som vi registrerer på denne måten:

ImportRenteinntekt

De to siste ukjente posteringene er innbetalinger som Per har gjort fra et nytt kontonummer, så vi tilknytter kontonummeret til hans konto.

Etterpå kan vi lagre og regnskapet for 2015 er fullstendig:

ImportHeleÅretImportert — Kontoutskriften vi brukte er en kopi fra et virkelig scenario. Vi har faktisk tatt hele regnskapet på null tid!

Om regnskapet vårt bare inneholder transaksjoner inn og ut på bankkonto så er regnskapsåret nå fullført og vi kan avslutte regnskapsåret fra menyen i årsregnskapet. Hvis vi derimot vil registrere transaksjoner som ikke involverer bankkontoen så registrerer vi det som fordringer.